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23 de julho de 2011

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Utilizando a Validação de Dados no MS Excel

exclamacao

Os leitores do blog já devem ter percebido que vez ou outra escrevo sobre uma importante ferramenta para quem trabalha com planilhas eletrônicas: o Microsoft Excel. Escrevo bastante sobre esse software porque sem dúvida ele tem grandes funcionalidades, que fazem com que se ganhe tempo significativo na elaboração de gráficos e filtragem de dados.

Nesse post será mostrado como utilizar uma importante função do Excel: a validação de dados.

Certo dia você necessita elaborar um modelo de ficha de cadastro para sua empresa, na qual você cadastrará seus clientes. Iniciando a planilha, você insere os campos “Nome do candidato” e “Idade”, conforme figura abaixo, onde serão digitados os dados nas células B1 e B2 (clique nas imagens para vê-las em tamanho real).

Utilizando a Validação de Dados no MS Excel - Figura 1

Vamos fazer duas validações nessa planilha:

  1. Comprimento do nome na célula B1;
  2. Valor da idade na célula B2.

Esses exemplos são meramente ilustrativos, somente para mostrar como a validação de dados no Excel funciona.

Validando o comprimento da célula B1

Supondo que o tamanho do nome do cliente não possa ultrapassar 10 caracteres (por alguma restrição de sistema), e ao invés de você checar quantos caracteres foram digitados, o ideal é fazer com que a própria planilha cheque essa condição. Vamos aos passos:

Clique na célula B1 (cujo conteúdo será validado), e então clique no menu Dados:

Utilizando a Validação de Dados no MS Excel - Figura 2

Aparecerá o menu Dados. Agora clique na opção Validação de Dados:

Utilizando a Validação de Dados no MS Excel - Figura 3

Utilizando a Validação de Dados no MS Excel - Figura 4

Nessa janela podem ser vistas 3 guias: Configurações, Mensagem de entrada e Alerta de erro.

Na guia Configurações são feitos os ajustes sobre o tipo de dado a ser validado (exemplo: data, hora, número inteiro, etc.). Nesse caso deve ser escolhida a opção Comprimento do texto e devem ser preenchidos os valores Mínimo com o valor 1 e Máximo com o valor 10.

Na guia Mensagem de entrada são configurados o título da mensagem quando a célula for selecionada, e a mensagem que aparecerá. Essa mensagem de entrada aparecerá como se fosse um comentário numa célula (caixa de texto na cor amarela). Não mexeremos nessa guia nesse exemplo.

Na guia Alerta de erro pode-se escolher se a mensagem de erro será no estilo “Parar” (ícone de erro), “Aviso” (ícone de exclamação) ou “Informações” (ícone da letra I). Também podem ser digitados um título e uma mensagem indicando o erro do texto digitado. Digite no título “Alerta” e na mensagem “Nome com mais de 10 caracteres”, usando o estilo “Aviso”. Ao digitar um nome com mais de 10 caracteres, o erro apresentado será exibido conforme abaixo:

Utilizando a Validação de Dados no MS Excel - Figura 5

Como foi escolhido o estilo (ou tipo) “Aviso”, o Excel questionará se você deseja continuar. Se você clicar em “Sim”, o nome será aceito, senão você deverá digitar um nome com menos de 10 caracteres. O comportamento dos estilos “Parar” e “Informações” é diferente, teste e veja o resultado.

Vamos agora validar a idade, clicando primeiramente na célula B2. Faça o mesmo processo utilizado para validar o nome, porém, do seguinte modo:

  • Na guia Configurações escolha em “Permitir” a opção “Número inteiro” e nos “Dados”  a opção “está entre” os valores 18 e 80, supondo que seus clientes terão no mínimo 18 anos, e no máximo 80 anos;
  • Na guia Mensagem de entrada não precisa alterar nenhuma configuração;
  • Na guia Alerta de erro selecione o estilo “Parar”.

Agora, na célula B2 digite uma idade “quebrada”, por exemplo 20,5 anos, e veja que o Excel indicará um erro. Depois, digite uma idade fora do intervalo permitido, que também ocorrerá erro – veja o exemplo abaixo:

Utilizando a Validação de Dados no MS Excel - Figura 6

E você, conseguiu reproduzir o exemplo? Gostou da função validação de dados do Excel?

Deixe sua opinião, pois ela é muito importante :)

18 Comments Post a comment
  1. jul 23 2011

    Olá Iúri,

    Informação muito útil. Como uso pouco o Excel, ainda não conhecia esta funcionalidade, mas realmente a partir de agora vai me ajudar muito!

    Com estas dicas valiosas daqui a pouco vou começar a te chamar de mestre do Excel :-)

    Abraço!

    Responder
    • jul 25 2011

      Olá Matheus,

      Há alguns anos que o excel é o programa que mais utilizo, aí acabo futucando e descobrindo várias coisas.

      Ah! Estou longe de ser mestre no excel, risos, tenho muito a aprender e compartilhar :)

      Um abraço!

      Responder
  2. ago 2 2011

    Parabéns pelo post.

    Responder
  3. ago 11 2011

    Parabéns pelo trabalho! visito sempre seu site…

    Responder
    • set 18 2011

      Olá André,

      Muito obrigado!
      Continue visitando o blog, pois sempre haverá dicas interessantes de tecnologia.

      Abraço.

      Responder
  4. Edson
    out 18 2011

    Grato pelo artigo. Estou começando no Excel, e ele me foi muito útil. Contudo, tenho uma necessidade meio incomum: validar o tamanho de uma entrada em tempo real. Isto é, o usuário digitaria algo numa célula – por exemplo, “abcd” na célula C1 e eu preciso detectar que ele já digitou 4 caracteres e fazer o salto para a célula C2, de modo automático, sem usar o nem seta para baixo. Terminou de digitar o ‘d’, o cursor teria que pular pra C2. Por acaso alguém sabe um jeito fácil de fazer isso? Quebrei a cabeça com o VBA e não descobri a solução (começo a desconfiar que não existe).

    Responder
  5. Edson
    out 18 2011

    corrigindo… “sem usar o Enter nem a seta para baixo”

    Responder
  6. luis
    dez 9 2014

    Amigo, Preciso descobrir como aumentar o tamanho da janela/balão que mostra a Mensagem de Entrada, quando a célula é clicada. Registrei uma mensagem com instruções que quero mostrar ao usuário, quando ele for preencher a célula, mas a mensagem aparece incompleta. Agradeço a ajuda.

    Responder
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